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Rechnung schreiben leicht gemacht

Rechnung schreiben leicht gemacht

·Business· 6 Kommentare

Als ich damals mein Nebengewerbe bzw. Kleinunternehmen angemeldet hatte, dachte ich noch das Rechnungen schreiben ja kein Großes Ding sei. Also schrieb ich die ersten Rechnungen im Microsoft Word. Also einmal eine Vorlage erstellt und dann alle Infos einzeln pro Kunde und Auftrag geändert. Schnell merkte ich, das es kein großes Ding ist eine Rechnung zu schreiben, aber es nervt auf Dauer immer wieder die ganzen Felder anzupassen.

Es gibt viele Programme in verschiedenen Ausführungen (Installation auf dem PC oder Web-Anwendung und per App erreichbar) und Bezahlmodellen (Einmalzahlung oder monatliche Zahlung) die einem das Leben leichter machen. Aber gerade am Anfang wollte ich nicht noch einen Kosten-Posten aufmachen. Da ich mich mit Excel ganz gut auskenne und da eh schon ein zwei Lösungen für Verein und Co. gebastelt hatte, baute ich mir meine eigene Kundenverwaltung inklusive Rechnungstool. Somit wurde das Rechnung schreiben leicht gemacht. Mittlerweile hat dieses Tool schon fast drei Jahre auf dem "Buckel" und läuft (für mich) einwandfrei.


Natürlich schenke ich dir heute genau diese Exceltabelle (ohne Gewähr auf Richtigkeit) per Download. Es würde mich sehr freuen wenn du mir dafür einen Kommentar hinterlässt mit deiner Meinung zu dieser Exceltabelle. Egal ob Lob oder konstruktiver Kritik oder Verbesserungsvorschlag, ich freu mich über jeden Kommentar!

Nun aber zurück zu der Exceltabelle. Damit du sie auch einfach nutzen kannst ein paar Worte zu den einzelnen Arbeitsblättern:

  1. Jahresplanung 17/18: Um einen einfacheren Überblick über alle Aufträge zu bekommen, habe ich den jeweiligen Jahreskalender von www.kalenderpedia.de hinzugefügt, dort trage ich dann Termine mit anderen Farben ein (nur Workshops / Hochzeiten), also quasi Ganztagestermine. Auch private Ganztagestermine, damit ich diese Ansicht immer aufmachen kann wenn ich einen Anruf bekomme und schnell wissen muss ob ich da Zeit hab.
  2. Kunden: Hier befindet sich die Kundenverwaltung. Jedem Kunde wird eine ID zugewiesen, damit ich ihn / sie auch schneller finden und einfacher die Rechnungen erstellen kann.
  3. Einnahmen: Dieses Arbeitsblatt könnte auch "Rechnungsübersicht" heißen. Hier steht jede Zeile für eine Rechnung die entweder noch gedruckt werden muss, offen ist oder aber schon abgelegt wurde. Erster Automatismus: Du musst nur die ID vom Kunden eintragen in die zweite Spalte und der Namen wird dann automatisch eingefügt. Damit die Reihenfolge nach Datum (damit du eine bessere Übersicht über die demnächst anstehenden Projekte hast) empfehle ich dir regelmäßig auf den Filter in Spalte K (Datum) zu klicken und "Nach Datum sortieren (aufsteigend)" auszuwählen.
  4. Rechnungsvorlage: Das wohl wichtigste Sheet ist die Rechnung selbst, die genau hier erzeugt wird. Du musst nur einmalig alles was ROT ist auf dich bzw. deine Firma anpassen. Anschließend musst du für jede Rechnung nur noch die BLAU gekennzeichnete ID anpassen und die Rechnungsadresse, das Leistungsdatum und die Rechnungs-Nr. werden automatisch eingetragen. Nun kannst du noch unter Beschreibung eine Dienstleistung auswählen (diese kannst du über das Sheet Leistungen anpassen). Falls erforderlich (in bar bezahlt / bereits überwiesen) kannst du einen der zwei Stempel noch auf die Rechnung "ziehen" und die Rechnung damit ausdrucken bzw. als PDF speichern und deinem Kunden schicken.
  5. Gutscheine: Damit ich immer alle ausgegebenen Gutscheine im Blick behalten kann, liste ich hier alle Gutscheine auf. In der ersten Spalte mache ich mit dem x kenntlich ob der Gutschein schon bezahlt wurde. Sobald ein Gutschein eingelöst wurde, trage ich das entsprechende Datum ein und blende die Zeile aus.
  6. Fahrtenbuch: Da du auch die Fahrtkosten bzw. die Pauschale mit angeben darfst, kannst du hier deine gefahrenen Kilometer angeben. Der Rest dürfte auch selbst-erklärend sein.
  7. Leistungen: Hier kannst du die Liste erweitern mit deinen Leistungen die du anbietest, zusammen mit den Preisen. Die kannst du dann in der Rechnungsvorlage per Dropdown auswählen.

Die Rechnung bekommt dann logischerweise der Kunde (z.B. als PDF* per E-Mail) und ich druck sie für mich auch nochmal aus, damit ich darauf vermerken kann wann ich das Geld bekommen habe (überwiesen am TT.MM.JJJJ).

*Übrigens du kannst auch einfach wenn das Rechnungslayout "fertig" ist auf "Datei -> Speichern unter -> Dateityp = PDF" auswählen und so diese Rechnung als PDF speichern.


EIGENES BANKKONTO IST WICHTIG

Ich würde auch empfehlen direkt ein eigenes Online-Konto für das Nebengewerbe zu eröffnen. Es gibt zahlreiche Anbieter die dies kostenlos anbieten. Ich persönlich habe sehr gute Erfahrungen mit ING-DiBa gemacht. Der Vorteil gegenüber dem eigenen Giro-Konto ist einfach das es sauber getrennt ist, du einfacher erkennst wann jemand was bezahlt hat und du evtl. nach der selben Philosophie wie ich leben willst (zumindest am Anfang): Nur das Geld auszugeben für das Nebengewerbe das du auch über das Nebengewerbe eingenommen hast.


ALTERNATIVE ZU MEINER EXCEL-TABELLE

Sollte dir diese Excel nicht ausreichen oder nicht komfortabel genug sein, dann kann ich dir sevDesk empfehlen. Dieses Tool kostet zwar 15€ im Monat (Aktion: Bis Ende August 10,50€), bietet aber extrem viel Vorteile die mir Zeit sparen...Zeit die ich nun für Dinge verwenden kann die Spaß machen ;-) Außerdem Hat mein Steuerberater einen direkten Zugang und bis zu zwei weitere Kollegen könnten auch direkt Rechnungen erstellen und Kundendaten anlegen. Aber das allerbeste: Ich kann mein Bankkonto damit verbinden und sehe meine Einnahmen und Ausgaben. Mit einem Klick auf eine Einnahme kann ich direkt eine geschriebene Rechnung dieser Einnahme verknüpfen. Ein Traum! :-)


Und zum Schluss: Gib mir Feedback!

Wenn du Kleinunternehmer bist und noch keine anständige Lösung für das Rechnungen schreiben gefunden hast, lade dir meine Exceltabelle runter und versuche es damit. Wenn du schon etwas weiter bist und auch USt. Ausweisen musst oder mehrere Mitarbeiter hast und deinen Steuerberater direkten Zugriff gewähren willst um Zeit zu sparen, dann teste mal sevDesk (über meinen Link bekommen wir 10€ geschenkt). Und jetzt würde mich noch deine Meinung interessieren! Hau in die Kommentare:

  • Wie findest du die Exceltabelle?
  • Wie findest du sevDesk?
  • Wie schreibst du momentan deine Rechnungen?
  • Was könnte aus deiner Sicht noch wichtig sein, bzw. was benötigst du noch um einen einfachen Start hinlegen zu können?

stay happy
Pat

6 Kommentare

  • Ja mei, mich freut es erstmal dass es noch Leute gibt, die auch Excel nutzen ;-) Ansonsten wie gewohnt ein toller Bericht aus dem ich sehr großen Mehrwert für mich ziehen kann.
    Freu mich eigentlich über alle BlogBeiträge, deshalb unbedingt dran bleiben und weitermachen :)

    • Haha, ja Excel ist halt echt ein easy Tool um mal flott kleine Automatismen zu implementieren :-P Vielen Dank für das Lob und ich werde dran bleiben. Solche Kommentare geben mir auch immer wieder die nötige Motivation!

  • Also zunächst mal vorne weg: Bei dem Wort "Kosten-Posten" musste ich wirklich lachen!
    Denn als ich mein Nebengewerbe angemeldet hatte, habe ich mir eine Kostenliste erstellt und hatte diesen Begriff tatsächlich auch im Kopf :D

    Die Excel-Datei darf ich seit April schon nutzen und ich bin sooooo dankbar dass ich diese "Starthilfe" bekommen habe! Bei der übersichtlichen Auflistung von Einnahmen, Terminen und Rechnungserstellung war ich, zugegebenermaßen doch etwas überfordert... Dank der Excel war das aber alles halb so wild. Ich habe sie als Grundgerüst genutzt, auf meine Bedürfnisse individuell angepasst und bin mittlerweile total happy damit!

    • Haha :-) Ja ich habe dieses Wort schon öfter benutzt und finde es SUPER :-P

      Yeah, das freut mich sehr zu hören, das es dir eine Hilfe war! Falls du noch Punkte hinzugefügt hast zur Excel, würde mich interessieren (und andere vielleicht auch), was du noch "verbessert" hast :-)

      Falls es "nur" Anpassungen waren damit es zu deinem Unternehmen passt, dann brauchst natürlich nix schreiben...Das ist dann ja klar.

      • "Verbessert" bzw. Eher ergänzt habe ich die Datei noch um 2 weitere Reiter.
        1. Eine Jahreskalenderübersicht (das ich schnell und auf einen Blick sehe wann ich Kapazität habe und wann nicht)
        2. Ein Tool ähnlich der Rechnungsvorlage zur Erstellung von Angeboten

        Das hat es für mich dann abgerundet und ich habe in einer Datei immer alles dabei!

        • Ja sehr cool Isabel :-) Wenn du sie "leerst" und mir zur Verfügung stellst, werde ich sie auch zum Download über den Beitrag anbieten. Nur wenn du magst, musst nicht ;-)

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Kundenmeinungen

  • Isabell Kauther Fotografie

    »Er nimmt sich Zeit und hört einem zu, gibt super Tipps und man fühlt sich einfach wohl. Man geht mit vielen neuen Ideen, die einem im Kopf rumwuseln, heim. Mir haben die Stunden, die ich mit Pat verbringen durfte, schon jede Menge gebracht. Nicht nur für meine Arbeit, sondern auch einfach für mich - meine Gedanken/Bedenken und alles was so dazu gehört.«

    Isabell Kauther Fotografie·Coaching

  • Adelina

    »Patrick hat uns viel über die Fotografie erklärt, hat sehr viel Geduld mitgebracht und hat uns viel von seiner Erfahrungen mitgegeben. Er ist auf die einzelnen Fragen der Teilnehmer eingegangen und war auch in der Praxis, beim Fotografieren, mit seinem Rat zur Seite gestanden und hat Tipps gegeben wie das Bild am Ende noch besser aussehen könnte. «

    Adelina·Workshop: Fotografie für Einsteiger

  • Thomas Hoecker Wedding & ART

    »Patricks Coaching hat mir so viel gebracht. Sei es in der Fotografie, oder in meinem Hauptjob. Seine offene und ehrliche Art hat schon auf mich abgefärbt. Anfangs noch schüchtern, mittlerweile viel Selbstbewusstsein dazu gewonnen. Patrick würde jetzt sagen „Verlasse deine Komfortzone“ und das mache ich seit seinem Coaching regelmäßig, was mich immer aufs neue wachsen lässt!«

    Thomas Hoecker Wedding & ART·Coaching

  • Mareike-Barbara

    »Wichtig für mich war, dass wir nicht nur einen theoretischen Teil absolvieren, sondern auch in praktischen Übungen Erfahrung sammeln können. Während dem Workshop ging Patrick auf alle Fragen ein und nahm sich im Nachgang ebenfalls sehr viel Zeit für Antworten. Da ich mit seiner Arbeit so zufrieden und begeistert war, buchten wir Ihn gleich noch für ein 'Babybauch Shooting' und unsere Hochzeit.«

    Mareike-Barbara·Workshop: Fotografie für Einsteiger

  • Franziska - Villa KuntHaarbunt

    »Ich gehe mit einem Problem zu Patrick hin und komme mit neuem Mut, Ideen und Tatendrang für eine Lösung wieder heraus. Ich erlebe bei ihm wertschätzendes Feedback was mich bei anstehenden Entscheidungen dazu bringt, das zu tun wovon ich dann auch wirklich überzeugt bin. Durch ihn ist mir bewusst geworden wie wichtig es ist, sich im Leben Ziele zu setzen. «

    Franziska - Villa KuntHaarbunt·Coaching

  • Susanne

    »Um als Anfänger bei den vielen theoretischen Büchern etc. nicht gleich den Mut zu verlieren, hatte ich Glück, einen Platz in Patrick's Workshop für Einsteiger zu bekommen... das war super!!! Durch abwechselnde Theorie- und Praxisphasen war der Workshop total lehrreich, durch die gute Organisation und wie Patrick das Thema aufbereitet hat, "flogen" die 8 Stunden nur so dahin. «

    Susanne·Workshop: Fotografie für Einsteiger